[Madrid-pm] Fwd: [Venue] Fwd: The deadline to send your YAPC::Europe 2014 proposal is tomorrow

JJ Merelo jjmerelo en gmail.com
Sab Jul 13 03:32:03 PDT 2013


Hola,


El 13 de julio de 2013 12:19, Alex Muntada <alexm en alexm.org> escribió:

> Anton Berezin:
>
> > 1. You mention the auction. [...]
> > Would you consider going for a replacement not unlike the ones above?
>
> Estoy de acuerdo con la idea que la subasta ha perdido fuelle y que
> sería mejor buscar otras vías como el sorteo.
>
> > 4. What are the reasons that may cause you not to use the Act system
> > for the conference site?
>
> Yo también me lo preguntava. Act es un sistema muy probado que además
> se integra con los de otros YAPC muy fácilmente. No veo que ventaja
> tendría no usarlo, más aún teniendo en cuenta que no hace falta
> tenerlo instalado en local (hasta donde yo recuerdo la instancia la
> gestiona gente de la YEF o de los mongers franceses).
>
> > 5. Given the fact that you are tied to the University schedule, are you
> > sure you will be able to use Wednesday to Friday (which you mentioned
> > in the Q&A section of the proposal) for the main conference days, if you
> > opt for early September in the end?
>
> Supongo que dependerá de cuándo empiece la matrícula y/o curso.
>
> > 6. Do you have any alternative venue candidates?
>
> > 7. Would you consider cheaper corporate tickets, say, of 400-500 Euro
> > instead of 900?
>
> Cierto, 900€ tal vez sea demasiado exclusivo. Hay empresas que tal vez
> no patrocinen directamente el evento pero que se animen a contratar
> los corporate para que algunas personas de la empresa puedan ir al
> evento y a los cursos.
>
> En relación a ésto, también recuerdo que suelen hacer una cena
> exclusiva para los corporate (no sé si lo habéis tenido en cuenta).
>
>
De esto no sabía nada. En todo caso, entraría dentro del presupuesto. ¿Esta
cena es con los conferenciantes?


> > 12. What is the deadline for early bird registrations?
>
> No recuerdo el detalle pero qué era, hasta 1 mes antes? En caso que
> fuera en julio igual habría que avisar muy bien cuando se acerque el
> cierre del early bird.
>
>
En Ucrania ha sido hasta abril. Yo he puesto lo mismo, porque la verdad es
que dependiendo de la cantidad de gente que haya necesitamos saber con
antelación el sitio, así que quizás es razonable.


> > 13. How many attendees do you expect?
>
> He visto en el pressupuesto que más de 332 (192 pagando). ¿No es muy
> optimista? Tengo la sensación que es mucha gente, pero desconozco como
> se ha hecho el cálculo.
>

Me han dicho para 300 asistentes. He metido otro escenario también en el
cual vendría muy poca gente y habría que quitar las comidas.

>
> Tal vez se puede definir un intérvalo entre caso peor (la YAPCEU con
> menos asistentes) y caso mejor (la que más tuvo) y luego situar
> Granada en el contexto. Sería como hacer un "tasty estimation" en
> metodologías ágiles. Por ejemplo:
>
> XXX (>400)
> ...
> Granada (>300)
> ...
> YYY (<200)
>
> La idea es que resulta más fácil encontrar una estimación basada en
> datos reales de otras YAPC::EU. Lo que no tengo a mano ahora son los
> datos de otras YAPC, pero deberían estar por ahí, luego los busco.
>

Si puedes añadir otra "sheet" con otra estimación, te lo agradecería. Las
comidas en todo caso son lo que se lleva la mayor parte del presupuesto y
lo más flexible, estamos hablando de entre 3500 y 10000 € que se pueden
eliminar del presupuesto en caso necesario.


>
> > 15. In case you have no money for lunches, will it be possible for
> > everybody to find food on their own in a reasonable time (90 minutes for
> > outside lunches seems to be the optimum)? You mentioned a few cafes
> > outside but are they capable to serve 300 people at the same time?
>
> Esta pregunta es clave. Queda claro que hay sitios para comer, pero
> ¿hay los suficientes para abastecer a más de 300 personas en 1h? A
> pesar de que el cátering saldrá más caro, creo que resuelve mucho
> mejor el problema de las comidas.
>

En informática en plan buffet se podría hacer, de hecho hay un comedor
universitario allí de campus (aunque tendríamos que pelear para que nos
dejaran usarlo). En los otros dos sitios no hay problema, se haría en plan
buffet como en Lisboa y que la gente se repartiera por la Facultad y los
paseíllos universitarios, que hay sitio de sobra.


>
> > 16. How many local attendees might appear at the conference?
>
> Contando la gente de Barcelona como locales, creo que entre 10-30
> personas como mucho.
>

He puesto unos 50, contando gente de Granada y alrededores que vengan
buscando créditos.


>
> > 17. How many talk tracks are you going to have?
>
> > 23. Where are you going to find volunteers for this and how will you
> > motivate them?
>
> Se podría ser pagar el alojamiento a los voluntarios (por ejemplo, en
> una residencia universitaria), tener vales de descuento para hacer
> turismo por la zona o incluso algun tipo de regalo más molón o
> exclusivo (camisetas del evento de edición limitada).
>

OK, añadiré eso.

>
> > 27. Is it possible to quickly replace projectors in case they happen to
> > turn out of order in the middle of the talk?
>
> Esto ocurrió en Riga: se averió el proyector de la sala plenaria y
> tenían uno de repuesto con el que resolvieron el problema rápidamente.
>

Tenemos normalmente proyectores de los que donamos, es cuestión de ir
acaparando  durante el año. No va  a ser un proyector super guay, pero para
apañarse sirve. En informática también hay proyectores de proyectos y de
departamentos.

>
> > 29. In case it is not possible to use auditorium-style rooms for each of
> > the talk tracks, will the lack of air conditioning cause any problems
> > for the attendees?
>
> El tema del aire acondicionado también será crítico: por ejemplo,
> ahora en la UPC sólo funciona de 9-14h los días laborables de verano.
> Entiendo que para un evento así, se podrían hacer excepciones pero es
> algo a tener en cuenta e incluso tener pressupuesto para alquilar aire
> acondicionado en algunas salas, si fuera necesario.
>

Riesgos laborales de la UGR los presta, también lo he metido.


>
> En general, entiendo que lo que nos piden no es que tengamos todo ésto
> ya bien ligado sinó que quieren ver si lo estamos teniendo en cuenta y
> cómo lo gestionamos. Por si no os lo habéis leído, os recomiendo el
> libro Perl Jam de Barbie sobre cómo organizar eventos de Perl:
>
> http://perljam.info/index.html
> https://github.com/barbie/perl-jam
>
> No va a dar mucho tiempo, pero le echaré un vistazo... Mira como ha
quedado, sobre todo el tema del presupuesto (y las proporciones entre
diferentes tipos de asistentes por lo que tú sabes).

Saludos y muchas gracias.

-- 
JJ
------------ próxima parte ------------
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