[Madrid-pm] Fwd: [Venue] Fwd: The deadline to send your YAPC::Europe 2014 proposal is tomorrow

Alex Muntada alexm en alexm.org
Sab Jul 13 03:19:34 PDT 2013


Anton Berezin:

> 1. You mention the auction. [...]
> Would you consider going for a replacement not unlike the ones above?

Estoy de acuerdo con la idea que la subasta ha perdido fuelle y que
sería mejor buscar otras vías como el sorteo.

> 4. What are the reasons that may cause you not to use the Act system
> for the conference site?

Yo también me lo preguntava. Act es un sistema muy probado que además
se integra con los de otros YAPC muy fácilmente. No veo que ventaja
tendría no usarlo, más aún teniendo en cuenta que no hace falta
tenerlo instalado en local (hasta donde yo recuerdo la instancia la
gestiona gente de la YEF o de los mongers franceses).

> 5. Given the fact that you are tied to the University schedule, are you
> sure you will be able to use Wednesday to Friday (which you mentioned
> in the Q&A section of the proposal) for the main conference days, if you
> opt for early September in the end?

Supongo que dependerá de cuándo empiece la matrícula y/o curso.

> 6. Do you have any alternative venue candidates?

> 7. Would you consider cheaper corporate tickets, say, of 400-500 Euro
> instead of 900?

Cierto, 900€ tal vez sea demasiado exclusivo. Hay empresas que tal vez
no patrocinen directamente el evento pero que se animen a contratar
los corporate para que algunas personas de la empresa puedan ir al
evento y a los cursos.

En relación a ésto, también recuerdo que suelen hacer una cena
exclusiva para los corporate (no sé si lo habéis tenido en cuenta).

> 12. What is the deadline for early bird registrations?

No recuerdo el detalle pero qué era, hasta 1 mes antes? En caso que
fuera en julio igual habría que avisar muy bien cuando se acerque el
cierre del early bird.

> 13. How many attendees do you expect?

He visto en el pressupuesto que más de 332 (192 pagando). ¿No es muy
optimista? Tengo la sensación que es mucha gente, pero desconozco como
se ha hecho el cálculo.

Tal vez se puede definir un intérvalo entre caso peor (la YAPCEU con
menos asistentes) y caso mejor (la que más tuvo) y luego situar
Granada en el contexto. Sería como hacer un "tasty estimation" en
metodologías ágiles. Por ejemplo:

XXX (>400)
...
Granada (>300)
...
YYY (<200)

La idea es que resulta más fácil encontrar una estimación basada en
datos reales de otras YAPC::EU. Lo que no tengo a mano ahora son los
datos de otras YAPC, pero deberían estar por ahí, luego los busco.

> 15. In case you have no money for lunches, will it be possible for
> everybody to find food on their own in a reasonable time (90 minutes for
> outside lunches seems to be the optimum)? You mentioned a few cafes
> outside but are they capable to serve 300 people at the same time?

Esta pregunta es clave. Queda claro que hay sitios para comer, pero
¿hay los suficientes para abastecer a más de 300 personas en 1h? A
pesar de que el cátering saldrá más caro, creo que resuelve mucho
mejor el problema de las comidas.

> 16. How many local attendees might appear at the conference?

Contando la gente de Barcelona como locales, creo que entre 10-30
personas como mucho.

> 17. How many talk tracks are you going to have?

> 23. Where are you going to find volunteers for this and how will you
> motivate them?

Se podría ser pagar el alojamiento a los voluntarios (por ejemplo, en
una residencia universitaria), tener vales de descuento para hacer
turismo por la zona o incluso algun tipo de regalo más molón o
exclusivo (camisetas del evento de edición limitada).

> 27. Is it possible to quickly replace projectors in case they happen to
> turn out of order in the middle of the talk?

Esto ocurrió en Riga: se averió el proyector de la sala plenaria y
tenían uno de repuesto con el que resolvieron el problema rápidamente.

> 29. In case it is not possible to use auditorium-style rooms for each of
> the talk tracks, will the lack of air conditioning cause any problems
> for the attendees?

El tema del aire acondicionado también será crítico: por ejemplo,
ahora en la UPC sólo funciona de 9-14h los días laborables de verano.
Entiendo que para un evento así, se podrían hacer excepciones pero es
algo a tener en cuenta e incluso tener pressupuesto para alquilar aire
acondicionado en algunas salas, si fuera necesario.

En general, entiendo que lo que nos piden no es que tengamos todo ésto
ya bien ligado sinó que quieren ver si lo estamos teniendo en cuenta y
cómo lo gestionamos. Por si no os lo habéis leído, os recomiendo el
libro Perl Jam de Barbie sobre cómo organizar eventos de Perl:

http://perljam.info/index.html
https://github.com/barbie/perl-jam

-- 
Alex Muntada <alexm en alexm.org>
http://alexm.org/


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