From elbeho at laposte.net Wed Dec 3 12:55:00 2014 From: elbeho at laposte.net (L Boivin) Date: Wed, 03 Dec 2014 21:55:00 +0100 Subject: [Toulouse-pm] =?utf-8?q?Appel_=C3=A0_candidature_pour_les_Journ?= =?utf-8?q?=C3=A9es_Perl_2015?= Message-ID: <547F78A4.3020204@laposte.net> Bonjour, 2014 touche ? sa fin. Il serait temps de se pencher sur la prochaine conf?rence "Journ?es Perl". On cherche des volontaires pour l'organiser. Qu'est-ce que ?a veut dire "organiser" les Journ?es Perl 2015 ? Un lieu : Pour organiser la conf?rence, il faut au minimum trouver un lieu et des dates. Certaines organisations permettent ? des associations d'organiser gratuitement des ?v?nements. C'est le cas du Carrefour Num?rique? ? Paris, de certaines universit?s ou ?coles, et probablement d'autres lieux dont je n'ai pas id?e. Une date : Traditionnellement, les Journ?es Perl sont organis?es sur 2 jours, un vendredi et un samedi, en juin. Ce n'est pas une contrainte (il y a eu 2 ?ditions qui ont eu lieu en novembre), c'est juste un constat de ce qui a eu lieu. Les organisateurs ont libert? de choisir en fonction des contraintes du lieu et d'?ventuels conflits avec d'autres ?v?nements, tant locaux (install-parties par exemple), qu'internationaux (YAPC::Europe, ?ventuellement les autres YAPC). Lors d'une AG r?cente, il a ?t? d?cid? d'organiser l'AG en m?me temps que les Journ?es Perl si celles-ci avaient lieu au 1er semestre de l'ann?e. Que cela ne soit pas un frein pour choisir une date. Si l'AG ne peut pas se tenir pendant les Journ?es Perl, le CA organisera l'AG plus t?t. Un site web : Act est un outil de gestion de conf?rence ?crit en Perl, qui a servi pour 150+ conf?rences depuis 10 ans. Il permet de g?rer les inscriptions, leurs paiements ?ventuels, les pr?sentations (titre, conf?rencier, dur?e, r?sum?, heure de passage). Il int?gre un wiki, un syst?me de de news. Il faut "juste" quelqu'un pour faire le look du site, et mettre les quelques informations essentielles (o?, quand, combien ?a co?te) et les informations un peu statiques que vous voulez y voir appara?tre (comment s'y rendre, o? dormir, o? manger, le th?me de la conf?rence...) Ce site se met ? jour par l'interm?diaire d'un d?p?t Subversion (option par d?faut) ou depuis un d?p?t sur Github. Un budget : Les frais sont pris en charge par l'association (soit directement, soit en remboursant, soit en avan?ant de l'argent). Ses ressources ne sont pas illimit?es. Traditionnellement, l'acc?s ? la conf?rence est gratuit si le site est gratuit, et payant si on doit payer pour le lieu. Mais ce n'est pas une obligation. Comme vous le savez peut-?tre, l'association n'a pas de revenus r?guliers (pas de cotisation) et d?pend du sponsoring et des dons. Avoir des sponsors permet plus de marge de manoeuvre dans les d?penses. Les frais sont en g?n?ral : le lieu, ? boire et ? manger pendant les pause, l'achat de T-shirts et de goodies "publicitaires". Les recettes sont : les sponsors, la vente des T-shirts ou des billets, parfois des dons. Les organisateurs sont ma?tres du budget, d'autant plus s'ils ont les ressources pour couvrir les d?penses qu'ils souhaitent engager. Sinon, on en discute ensemble du montant et de la fa?on de l'utiliser. Ils peuvent en particulier d?cider de participer aux frais de certains ou de tous les conf?renciers, d'organiser une soir?e au restaurant plus ou moins prise en charge dans le budget... Conf?renciers et public : Pour avoir du monde, aussi bien des conf?renciers que du public, la recette est connue dans les grandes lignes (? d?faut d'avoir ?t? suivie). Il faut CO - MMU - NI - QUER ! Partout, beaucoup, t?t, tard, pendant. L'association dispose de mailing lists, de comptes Twitter, d'une page Facebook, d'un Typepad... En particulier, en 2014 la communication ?t? inexistante, ou presque. J'en assume la responsabilit?. Ne suivez pas mon exemple. Taille de l'?quipe : 1 personne : ce n'est pas assez, soyez 2 au mini-minimum. Plus (+) de monde permet de r?partir en plein de petites t?ches qui laissent de la place pour vivre en dehors de la pr?paration de l'?v?nement, ou pour reprendre des forces en se mettant un peu en retrait. La contrepartie est que cela demande une meilleure synchronisation. Alors, vous vous lancez ? Cordialement Laurent -- Laurent Boivin -- mailto:elbeho at laposte.net Member of Mongueurs de Perl (Grenoble.pm, Paris.pm) Member of OSDC.fr